Document Management Systeem van Lotus Lotus Domino.Doc is een belangrijk onderdeel van de Lotus Knowledge Management strategie.
Het biedt organisaties de mogelijkheid om de productie, beheer en distributie van documenten efficiënter te organiseren. Waarom Lotus Domino.Doc gebruiken?
 Veel organisaties gebruiken nog steeds een gewone file-server om hun documenten centraal op te slaan en te delen. Wat zijn dan de redenen om met een Document Management System (DMS) te werken?
- Versiebeheer.
Een filesysteem biedt niet de zekerheid dat u met de laatste versie van een document werkt. Het is best mogelijk dat het document dat u gisteren hebt gekopieerd, vandaag door een collega werd bijgewerkt. U zult het niet weten, tenzij u de documenten minutieus vergelijkt. Een document management systeem zorgt ervoor dat u altijd met de meest recente versie van een document werkt, en weet wat er in vorige versies werd veranderd.
- Check-in check-out.
Wanneer u een document op de fileserver aanpast, kan het zijn dat uw wijzigingen een dag later overschreven worden door de versie van een collega die thuis het document op zijn laptop heeft bijgewerkt. Het DMS beschermt een document tegen wijzigingen door meerdere auteurs, ook als u thuis wil werken.
- Security.
Op een file server kunt u de rechten op documenten en folders ook controleren. Dit is echter weinig gebruiksvriendelijk, zodat de beveiliging op file server niveau meestal ofwel zeer eenvoudig gehouden worden, ofwel zo lek als een zeef. Een DMS kan documenten afschermen op basis van meta-informatie (bijvoorbeeld: status, auteur, verantwoordelijke dienst, ...)
- Work Flow.
De volledige levenscyclus van een document wordt beheerd in Domino.doc: schrijven, nalezen, goedkeuren, publiceren en archiveren..
- Traceability.
Op een file server hebt u er het raden na wie een document allemaal heeft gewijzigd of geraadpleegd. In het beste geval kunt u de laatste auteur achterhalen. Het DMS biedt u zeer uitgebreide functies om te loggen wie er wat gedaan heeft met de documenten.
- Zoekfunctie.
Op een file systeem kunt u een bestand vrij eenvoudig terugvinden als u weet hoe het heet. In een DMS kunt u navigeren en zoeken op basis van de rijke meta-informatie tot u er 100% zeker van bent dat u alle informatie gevonden hebt die er beschikbaar is.
- Replicatie.
Wanneer bestanden op verschillende locatie performant ter beschikking moeten zijn, is een Wide Area Netwerk verbinding vaak te duur of te traag. Een DMS biedt u de mogelijkheid om de bestanden op verschillende locaties binnen handbereik te hebben, met een zeer beperkte beheerkost.
Welke documenten kan men opslagen in Domino.Doc?
- Domino.Doc biedt standaard heel wat documenttypes; contracten, wettelijke correcpondentie, onkostennota's, voorstellen, productinformatie, markt onderzoek, ... Iedere organisatie kan naar eigen behoefte eenvoudig nieuwe types creëeren en bestaande types aanpassen.
- Voor elk documenttype kan men extra velden (attributen) opgeven die ervoor zorgen dat informatie nog sneller wordt teruggevonden. Zo kan een documenttype 'voorstel' de volgende attributen bezitten: bedrijfsnaam, project, budget, en het verantwoordelijk team.
- Domino.Doc is ook goedgekeurd voor de opslag en het beheer van ISO 9001 documentatie zoals instructies, procedures en policies.
Hoe kan ik informatie in Domino.doc gebruiken?
- Domino.Doc is toegankelijk via de Lotus Notes client ...
- .... en webbrowsers die Javascript en frames ondersteunen.
- Bovendien kunt u vanuit applicaties die ODMA (Open Document Management) ondersteunen rechtsreeks opslaan in de Domino.Doc bibliotheek. Hierdoor verandert er voor de gebruiker niets aan de werkwijze, maar wordt er toch gebruik gemaakt van de voordelen van Domino.Doc. ODMA wordt ondersteund door de meeste kantoorsoftware, zoals Lotus Word Pro, Microsoft Word, ...
Op welke platformen is Domino.Doc beschikbaar?
Domino.Doc 3.1 is server software en beschikbaar op Windows NT/2000, AIX 4.3, AS/400 V4R3, Solaris 2.6/SPARC en S/390
|