De keuze voor eigen ontwikkeling is een strategische keuze De keuze voor een pakket of voor maatwerk is vaak gebaseerd op de intuïtie van de IT manager. Wij geven u een aantal vuistregels om deze keuze te funderen.
Voordelen van een pakket
- Een pakket bezit meestal meer nuttige features dan u zelf ooit kunt bedenken. Met een pakket koopt u heel wat jaren ervaring met de geautomatiseerde processen, die u onmiddellijk kunt toepassen in uw bedrijf. Dit betekent dat de prijs per functie meestal in het voordeel van een pakket zal uitvallen.
- De leverancier werkt voortdurend verder aan de ontwikkeling van het pakket, op basis van feedback van zijn klanten. Voor de kostprijs van een onderhoudscontract, krijgt u regelmatig nieuwe features die u helpen om uw bedrijfsprocessen verder te optimaliseren. U kunt zich concentreren op uw organisatie, terwijl uw leverancier de ontwikkelingsinspanning op zich neemt.
- Een pakket kunt u over het algemeen zeer snel implementeren. Dankzij de ervaring van de leverancier, weet u op voorhand hoe het implementatietraject eruit ziet, zodat u het kunt plannen. Hierdoor kunt u een pijnlijke overbelasting van uw organisatie tijdens jaarovergangen of vakantieperioden vermijden.
Waarop letten bij de keuze van een pakket?
- Weet wat u koopt!
Voor u een pakket koopt, moet u weten wat u en uw gebruikers van het pakket verwachten. U komt er snel achter of de software voor u voldoet, als u de scenario's uitschrijft waarin u de software wil gebruiken. De verkoper moet dan in staat zijn een uitvoerige demo te geven op basis van uw manier van werken. U mag zich immers geen manier van werken laten opleggen die niet past bij uw organisatie. Kies alleen een pakket als u zich voor 100% kunt vinden in de functionaliteit. Als u een pakket op maat laat aanpassen, combineert u de voordelen van het pakket met die van maatwerk, maar u betaalt hiervoor ook een prijs!
- Bereid de implementatie voor.
De implementatie kunt u voorbereiden aan de hand van de gebruikscenario's, zodat het pakket snel kan geïmplementeerd worden. Deze scenario's komen ook van pas bij het testen van de software en bij de opleiding. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat het implementatietraject geen leidensweg wordt.
- Try before you buy!
Voor u het pakket aankoopt, moet u het testen met uw bedrijfsgegevens. De performantie en gebruiksvriendelijkheid zijn vaak de zwakke schakels. Vaak werkt een pakket trager en moeilijker dan maatwerk, omdat een pakket meer functies bevat en er heel wat configuratieparameters nodig zijn om het pakket in verschillende bedrijven te implementeren. Ook de incrementele ontwikkeling zorgt soms voor performantie-bottlenecks en usability-problemen, indien de architectuur van het pakket niet toekomstgericht is.
- Kies voor openheid.
Een modern softwarepakket moet u de mogelijkheid bieden om de informatie uit het systeem te manipuleren, buiten het pakket om. Vraag daarom achter export-import ondersteuning, een gedocumenteerde databasestructuur en externe programmeermogelijkheden (API). Als u een zwarte doos koopt waarvan u de werking niet precies kent, bent u volledig overgeleverd aan uw leverancier.
- Koop nooit versie 1.0.
Alle voordelen van een pakket vallen weg indien u het pakket koopt terwijl het nog ontwikkeld wordt! Koop alleen een afgewerkt product, en laat uw leverancier zijn bugs zelf oplossen. Als bij de testen blijkt dat er nog fouten in het pakket zitten, is het minstens één versie te vroeg om het pakket te kopen.
- Koop in vertrouwen.
De keuze van uw leverancier is belangrijk omdat u er na de aankoop ook terecht moet voor ondersteuning en eventueel latere uitbreidingen. Om zich er van te vergewissen hoe stevig uw leverancier staat, volstaat het te kijken naar de bedrijven die de software al in gebruik hebben. Bezoek 2 tot 3 referenties van uw eigen kaliber. Als uw leverancier werkt met business partners, verhoogt dit zeker de kans dat u op lange termijn ondersteuning kan krijgen voor het pakket.
Wanneer maatwerk?
Een pakket is meestal aan te raden, maar soms kunt u niet zonder maatontwikkeling. De belangrijkste reden om te kiezen voor eigen ontwikkeling, is de strategische waarde die u hecht aan de software. Eigen ontwikkeling kan u soms een aanzienlijk concurrentieel voordeel opleveren. Door sneller in te spelen op de markt, kunt u uw concurrenten telkens een stap voor zijn. Zorg er wel voor dat het concurrentieel voordeel groter is dan de voordelen van een pakket.
Waarop letten bij maatwerk?
- Zorg voor een buffer tussen ontwikkelaars en eindgebruiker. Laat het ontwikkeltraject begeleiden door een tussenpersoon die de behoeften van de gebruiker kan weergeven, en voldoende technische bagage heeft om de technische realisatie te volgen. Zo vermijdt u dat wispelturige wensen van gebruikers leiden tot dure software met te veel toeters en bellen.
- Deel uw project op in verwerkbare blokken en ontwikkel in fasen. Door incrementeel te ontwikkelen, kunt u analyse, ontwikkeling, test en implementatie scheiden en toch snel inspelen op de behoeften van uw gebruikers. Als uw project te groot is, verhoogt u de kans op fouten.
- Als u een beroep doet op een externe partner voor de ontwikkeling, maakt u best op voorhand afspraken over de kennisoverdracht. Technische documentatie is een minimum, maar de betrokkenheid van uw interne IT-medewerkers draagt bij tot een vlot onderhoud achteraf.
|